Qui dit archives suppose qu’à un moment de leur cycle, il faudra penser à leur suppression. Mais qui est habilité pour effectuer cette tâche difficile ?
Destruction d’archives : de qui est-ce le ressort ?
En premier lieu, on peut désigner un collaborateur. Cependant, à moins qu’il ait une formation d’archiviste, celui-ci peut commettre des erreurs. Or, celles-ci peuvent être extrêmement préjudiciables pour la structure.
En effet, chaque document d’archives possède sa propre valeur probatoire et il est facile entre deux documents de penser qu’ils ont la même. Ne pas être en capacité de produire un ou plusieurs documents à la demande d’un tiers est passible d’une amende dont le montant peut être important. Dans d’autres cas, notamment litigieux, il serait impossible pour le chef d’entreprise de prouver sa bonne foi et se défendre par exemple.
Confier cela à un salarié n’est donc pas une bonne idée. Le chef d’entreprise ou le dirigeant peut alors penser que cette tâche lui incombe. Pourtant, pour les mêmes raisons, ce n’est pas encore la solution à privilégier.
Puisque la destruction d’archives suit en toute logique le récolement et le tri, il est très probable, à moins que l’entreprise ne soit récemment créée, qu’il faille ainsi consulter des milliers de documents. Toutes les entreprises n’ont pas mis en place une gestion cohérente de leurs archives et cela peut donc se révéler un travail extrêmement chronophage et stressant. Il est rare que les entrepreneurs aient ainsi des heures à consacrer à un tel travail qui les empêche d’être sur le terrain.
Pourquoi est-il primordial de bien supprimer ses archives professionnelles ?
Ajoutons à cela qu’il n’est pas possible de faire n’importe quoi en matière de destruction d’archives. Ces dernières contiennent à minima des données personnelles ; qu’elles concernent les clients ou les fournisseurs, voire même concernant l’entreprise (données chiffrées, fiscales…) ; et sensibles pour certains organismes.
Tomber sur cette manne d’informations pourrait être juteux pour une personne qui souhaiterait les vendre afin qu’un tiers en tire profit pour son compte.
Même si l’on pense les destructeurs de documents faciles à utiliser, cela ne veut pas dire qu’ils soient fiables et même ceux qui sont de bonne qualité et détruisent sous forme de confettis ne sont cependant pas suffisants pour bon nombre de structures. Il reste en outre toujours le risque d’erreur possible et personne ne souhaite hésiter longtemps avant de détruire un seul papier alors que des centaines d’autres attendent le même traitement.
C’est la raison pour laquelle les sociétés d’archivage sont la solution la plus adéquate pour ce problème mais aussi bien d’autres.
Ce sont les seules qui sont non seulement habilitées pour ce genre de travail mais connaissent aussi toutes les réglementations en vigueur en matière de récolement, de tri, de désamiantage des archives dans certains cas ou encore, donc, dans cette situation particulière, de destruction.
C’est pourquoi elles ne se contentent pas de supprimer les archives mais se chargent également de tenir un fichier recensant tous les documents qui ont ainsi été détruits. Il y a donc une parfaite traçabilité.
C’est ce même organisme que l’on peut appeler pour effectuer sa transition numérique. Initiée par la facturation électronique, la démarche n’en est qu’à ses balbutiements : tous les documents papiers doivent être numérisés pour être retrouvés et utilisés plus facilement.
Cela n’est pas aisé quand les archives papier n’ont jamais fait l’objet d’une organisation drastique ou même quand c’est le cas, qu’il faut digitaliser des milliers de documents dont certains parfois de taille atypique ou sur des supports qui ne sont pas du papier (calque, par exemple). Les entreprises d’archivage sont à même de répondre à toutes ces problématiques.
